Zeiterfassung Effiziente Lösung für gesetzliche Pflichten

ITM Zeiterfassung

Seit dem 13.09.2022 steht fest: Zeiterfassung ist eine gesetzliche Pflicht. Für alle Unternehmen, egal aus welcher Branche. Denn nach dem EuGH-Urteil aus 2019 liegt nun vom Bundesarbeitsgericht ein weiteres Urteil vor. Wir helfen Ihnen bei der Umsetzung. ITM unterstützt Sie aber nicht nur dabei, rechtliche Pflichten zu erfüllen. Wir wollen, dass Sie auch einen wirtschaftlichen Nutzen aus Ihrem neuen Zeiterfassungssystem ziehen – mit Funktionen, die unter anderem Ihre Personalabteilung, Finanzbuchhaltung und Kalkulation effizienter und entspannter arbeiten lassen.

Stempeln, abtippen, manuell erfassen?

Zeiterfassung muss nicht kompliziert sein!

Unsere digitale Lösung unterstützt Sie mit einer einfachen Handhabung, einer übersichtlichen Oberfläche und automatisierten Datenübertragungen. Mit ITM Zeiterfassung erfassen Sie die Personalzeit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Auftragszeiten einzelner Projekte oder andere für Sie relevante Arbeitszeiten spielend leicht. Dabei können Ihre Regelungen aus Tarif- und Betriebsvereinbarungen oder auch Schichtmodellen individuell umgesetzt werden.

Aus der Pflicht wird eine Kür – unsere Funktionen

ITM Zeiterfassung bietet umfassende Funktionalitäten und unterstützt Sie somit, Ihre rechtlichen und / oder organisatorischen Pflichten zu erfüllen – egal, ob Sie Ihren Firmensitz in Deutschland oder Österreich haben.

Abbildung: Zeitenübersicht in der iOS-App: Ihre Mitarbeiter haben ihre Zeiten im Blick. Es wird klar zwischen Personal- und Auftragszeiten unterschieden.

Buchungen können sowohl stationär an festen Terminals als auch auf den (mobilen) Geräten der Mitarbeiter erfolgen.

Den Mitarbeitern stehen ihre Zeitkonten und ihr Urlaubskonto jederzeit zum Abruf an den Terminals / Clients bereit.

Definieren Sie flexible Arbeitszeitmodelle, Gleitzeitregelungen oder feste Arbeitszeiten.

Sie entscheiden, ob Sie eine minutengenaue Buchung zulassen oder Rundungsmodelle nutzen. Diese sind individuell einstellbar (z.B. mathematische Auf- oder Abrundung).

Die im Home-Office erfasste Zeit kann den Mitarbeitern als Nachweis dienen, um von einem Steuervorteil profitieren zu können (Home-Office-Pauschale).

Länderspezifische Vorgaben wie nationale Feiertage können integriert werden. (Aktuell bereits verfügbar für Deutschland und Österreich.)

Mobil oder stationär – unsere Erfassungsarten

Je nachdem, wie Sie in Ihrem Betrieb arbeiten und welche Ressourcen Sie haben, wählen Sie aus, wie die Erfassung der Zeiten erfolgen soll.

Stationär mit Terminal bzw. Tablet mit RFID-Reader (Android)

zum Beispiel:

im Eingangsbereich des Bürogebäudes für Mitarbeiter mit Büroarbeitsplatz
in der Werkshalle / Montagehalle für Mitarbeiter in der Produktion

Mobil mit Mobile-App (iOS / Android)

zum Beispiel:

für externe Standorte
für den Außendienst / Vertrieb
für Mitarbeiter auf der Baustelle
für Monteure

Am PC mit PC-Client (Windows)

zum Beispiel:

ideal für Mitarbeiter im Home-Office

Am Produktionsterminal

Intergration in den ITM Werkerdialog möglich (Anbindung an papierlose Fertigung / BDE-Lösung)

Klar strukturiert – unsere Verwaltungs- und Auswertungsoberfläche

Der Verwaltungsclient zeichnet sich durch seine klare und intuitive Oberfläche aus.

Sie installieren den Client auf Ihrem Windowssystem, melden sich an und es geht los. Sie können beliebig viele Geräte nutzen und greifen immer auf denselben Datenbestand zu. Ihre Daten liegen auf einer zentralen Instanz, sicher in unserem Rechenzentrum.

Für jeden Mitarbeiter können mehrere Stundenkonten geführt werden.
In den Stammdaten werden die Arbeitszeit-, Pausen- und Schichtregelungen beschrieben und den Mitarbeitern zugeordnet.
Personalgruppen ermöglichen die Unterteilung des Personalstammes in Kategorien.
Wiederkehrende Ereignisse (z.B. Berufsschultage) können automatisiert generiert werden.
Tages- oder zeitraumbezogene Ereignisse lassen sich individuell behandeln (ohne die Stammdaten ändern zu müssen).
Korrekturlisten und Statistiken sind jederzeit abrufbar.
Umfangreiche Berechtigungsfunktionen (z.B. Abteilungsleiter greifen nur auf Mitarbeiterdaten der eigenen Abteilung zu)
Flexible Vertretungsregeln ermöglichen Zugriff auch durch Personen außerhalb der eigenen Abteilung

Monatsauswertungen
Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Stunden
Auswertung der Überstundenkonten
Auswertung von Fehlzeiten

Sauber getrennt
– Personalzeiten / Auftragszeiten

Neben den „klassischen“ Personalzeiten („Kommt / Geht“) können Sie zusätzlich auch Auftragszeiten buchen. Diese werden separat von den Personalzeiten dokumentiert und sind damit unabhängig auswertbar.
Das kann wirklich nicht jedes Zeiterfassungssystem!
Die Auftragszeiterfassung können Sie optional als Modul zubuchen.

Individuelle Anforderungen

Ihre Mitarbeiter arbeiten im Schichtmodell? Außerdem beginnen ihre Arbeitszeiten versetzt?

In unserem Zeiterfassungssystem können solche Anforderungen individuell umgesetzt werden. Bei uns können Sie nach Bedarf z.B. individuelle Schichtpläne hinterlegen und diese den Mitarbeitern auch gleichzeitig als Planungsinstrument an die Hand geben.

Optionale Module

Schnittstellen zu Abrechnungsprogrammen (z.B. DATEV, Varial, weitere auf Anfrage)
Auftragszeiterfassung inkl. Schnittstellen zu Warenwirtschafts-, ERP-Systemen (z.B. Sage 100, AMS, eEvolution, weitere auf Anfrage)

Bald verfügbar:

Schichtplaner
Montageplanung
Auftragsdokumentation / ToDo / Dateien
Spesenmodul
Auftragsplanung inkl. Benachrichtigungsassistent in der Mobile-App

Ihre Vorteile im Überblick

Mit der digitalisierten Zeiterfassung können Sie und Ihre Mitarbeiter viel Zeit einsparen. Durch die intelligente Datenverarbeitung verbinden sich Ihre Prozesse zu einer perfekt abgestimmten Einheit.

Zeiten automatisch der Lohnbuchhaltung bereitstellen.
Auftragszeiten exakt entsprechend der getätigten Leistung abrechnen.
Auftragszeiten und Personalzeiten nach Bedarf trennen.
Vergangene Auftragszeiten in zukünftige Planungen einbeziehen.
Durch die übersichtliche Darstellung der Verfügbarkeiten die Personalplanung verbessern, z.B. im Bereich der Schichtarbeit und bei der Erstellung von Dienstplänen.
Mit den Auswertungsmöglichkeiten das Controlling optimieren und vereinfachen.
Den Mitarbeitern flexibles Arbeiten ermöglichen: Diese haben ihre Über- und Minusstunden immer im Blick und müssen nicht umständlich ihre getätigten Leistungen nachweisen.
Verwaltung der Urlaubs- und Stundenkonten in einem übersichtlichen Verwaltungsclient.

Die Implementierung erfolgt schnell und einfach:

Anmelden
Herunterladen
Installieren
Einloggen + Starten

Für die Implementierung erhalten Sie von uns ein Installationspaket mit:

PC-Client (Installation auf einzelnen Geräten oder auf einem Terminalserver)
Verwaltungsclient
Mobile-App (Downloadbar im App-Store)

Wenn Sie einen stationären Terminal nutzen möchten, übernehmen wir für Sie die Installation auf den zugehörigen Tablets.
Sobald Updates verfügbar sind, erhalten die Nutzer auf ihrer Oberfläche einen Hinweis und können es ganz einfach selbst durchführen.
Im Falle einer Terminalserver-Installation kümmert sich der Administrator um das Einspielen der Updates. So ist Ihre Software immer aktuell und neue Funktionen werden automatisch mit dem Update bereitgestellt.

Ihre Daten liegen auf Servern in einem nach ISO 27001 zertifizierten, deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum. Sie müssen sich daher nicht selbst um die Datensicherung kümmern.

Auch bei der Nutzung der Mobile-App werden keine Daten auf dem Smartphone abgelegt, sondern werden sicher im Rechenzentrum gespeichert.